Foire aux questions

1. Généralités JOUROFF

1.1. Créer un nouvel utilisateur

Cela se fait via « Accédez à  » => « Utilisateurs » => « + Ajouter utilisateur » via le bouton situé en haut à droite.

Une fois validée, le salarié recevra un mail d’invitation.

1.2. Définir ou affecter un valideur

1) Le valideur doit avoir le profil admin ou manager.

Pour cela, il faut éditer sa fiche, puis définir son profil (en tant que manager).

2) Ensuite, vous pouvez éditer la fiche du salarié à valider afin d’affecter le valideur (ou manager).

Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le lien Valideurs situé à gauche.

Affectation en masse:

A partir de la fiche d’un employé, vous pouvez ajouter d’autres employés concernés par le même valideur.

Cela permet de faire un enregistrement en masse.

Pour cela, il faut cliquer sur le lien « Ajouter utilisateurs », qui se trouve à côté du bouton enregistrement.

1.3. Multi-valideurs congés

Pour définir plusieurs valideurs congés, il faut suivre les étapes suivantes:

• Gérer utilisateurs => Editer
• Cliquez sur le lien valideurs situé à gauche.
• Cliquez sur Autres valideurs congés.

NB: La notion de multi-valideurs ne s’applique uniquement que sur les congés et absences.

Pour les autres modules, c’est uniquement le valideur-1 qui s’applique.

1.4. Envoyer le lien d’invitation pour la première connexion

Lorsqu’une fiche utilisateur est créée, le salarié reçoit automatiquement un mail d’invitation (vérifier éventuellement dans les spams).

Sinon, pour déclencher une invitation cela se fait via « Gérer utilisateurs » => bouton en haut en forme d’enveloppe.

NB : Il faut filtrer son nom pour ne pas spammer les autres collaborateurs.

1.5. Première connexion, mail d’invitation non reçu

1) Commencer par vérifier que l’envoi de mail est bel et bien activé, via « Accédez à » => « Organisation » => « Gérer organisation » (vérifier éventuellement dans les spams).

2) L’autre solution est de se rendre à la page de Login, et cliquer sur « Nouveau mot de passe », via https://jouroff.pro

1.6. Gestion de fin de contrat (Salarié qui quitte la société)

Voici les actions à faire pour désactiver, tout en conservant les données du salarié :

1) Indiquer une date de fin de contrat sur la fiche utilisateur ;

2) Décocher la case « Activer » sur la fiche utilisateur => Cela permet d’empêcher la connexion à Jouroff et de ne plus apparaître dans la liste des salariés.

3) Bien que désactivé, le salarié peut être filtré en actionnant l’option « Rechercher par le nom », depuis la zone de recherche (filtre employés).

Important : Il est recommandé de ne pas supprimer la fiche salarié avant 1 ou 3 ans, à moins d’avoir fait toutes les sauvegardes nécessaires.

Toutefois, ces sauvegardes sont fortement recommandés, à savoir les soldes congés et heures-supplémentaires, depuis : « Synthèses congés » => « Export synthèse« , ainsi que « Suivi des heures » => « Compteurs annuels » =>  » Export« .

1.7. Désactiver l’envoi de mail

Vous avez la possibilité de désactiver l’envoi de mail.

Cela se fait via « Accédez à  » => « Organisation » => « Gérer organisation » => « Désactiver l’envoi de mail ».

Attention : Cela impacte tous les envois de mail depuis votre compte.

Si la désactivation se fait pour des raisons de maintenance temporaire, il faudra penser à réactiver par la suite !

1.8. Modification jours de travail

Si la modification intervient dans le cadre d’un changement de contrat, veuillez suivre la procédure suivante :
Avant toute modification, veuillez sauvegarder la synthèse des soldes actuels.

Solution-1 : Vous pouvez désactiver la fiche utilisateur actuelle (de l’ancien contrat) => Editer, puis décocher le champ Activer.
Ensuite, re-créer une nouvelle fiche pour son nouveau contrat.
Cette nouvelle fiche pourrait nécessiter des ajustements de solde.
Dans ce cas, vous pourriez vous référer sur la fiche sauvegardée, consultable via le filtre Rechercher par le nom.

Solution-2 : Modification des paramètres sur la fiche existante
La 2ème méthode (moins intuitive) serait de modifier les jours de travail sur la fiche actuelle, mais cela aura pour effet de modifier l’état des soldes, car la modification se propagera sur les anciens calculs.
Voici la marche à suivre:

2.1) Vous utilisez le module congés :
Modifiez les jours de travail depuis la fiche utilisateur.
Cela va impacter les soldes. Pour corriger les soldes, veuillez appliquer un ajustement, en tenant compte des soldes sauvegardés.

2.2) Vous utilisez le module Heures-Sup : Modifiez le seuil horaire depuis la fiche utilisateur.
Exemple : Remplacez le Seuil_35h par Seuil_30h, ainsi que la convention heures par jour…Puis enregistrez.
L’ancien seuil (35h) sera archivé dans « Seuils historiques »…Ce lien est visible depuis la fiche utilisateur.
Il faudra ensuite, éditer ce seuil historique de façon à ajuster la date de référence du seuil archivé.

1.9. Journée de solidarité

1) La journée de solidarité correspond généralement au lundi de Pentecôte. Dans ce cas, il faut retirer le lundi de la pentecôte de la liste des jours fériés, afin qu’il soit considéré comme un jour normal à travailler. Ainsi, le salarié perd un jour férié au cours de l’année. Cf. « Accédez à » => « Organisation » => « Jours fériés ».

2) La journée de solidarité peut correspondre à n’importe quel jour de l’année. Dans ce cas, il faut la déclarer comme un jour travaillé, mais non comptabilisé dans le calcul des heures de travail. Ce scénario implique de créer une activité spécifique (Journée de solidarité) depuis le « Référentiel des activités », tout en cochant l’option « Exclure du contingent d’heures normales travaillées« .

3) Une autre solution pourrait être l’imputation d’une journée de congés payés dans le compteur annuel du salarié. Dans ce cas, il faudra faire un ajustement de type débit. Pour faire un ajustement en masse, c’est depuis le module « Gérer congés » => « Ajustement » (lien à gauche).

1.10. Contrat de 35h réalisé en 4 ou 4,5 jours

1) Contrat de 35h réalisé en 4,5 jours :

Il est important de déterminer dans un premier temps combien vaut une semaine de Congés.
En règle générale, si le salarié conserve 25 CP ouvrés par an, la semaine de CP vaut 5 jours.

Conséquence sur le paramétrage:

Exemple pour 4.5 jours travaillés: L(7.75) M(7.75) M(7.75) J(7.75) V(4)

Le paramètre convention heure par jour devrait être ventilé jour par jour.

Ou défini sous forme de moyenne horaire journalière.

Attention jours travaillés et Repos:

Si 1 semaine de CP = 5 jours, vous pouvez indiquer :

Jours de travail = du lundi au vendredi soir,

Ou bien : Jours de travail = du lundi au vendredi midi,

Puis indiquer le vendredi après-midi en repos temps partiel.
Ceci est une convention de calcul qui permet de retenir le vendredi après-midi dans le décompte de congé.

2) Contrat de 35h réalisé en 4 jour :
La ventilation des jours est : L(8.75) M(8.75) M(8.75) J(8.75) V(0)
Dans le cas présent, le vendredi devrait être marqué en jour travaillé pour permettre la prise de congé sur 5 jours.

Ou encore, marqué en repos temps partiel.

1.11. Entreprise qui travaille 7j/7 – impact horaire

Ce cas concerne généralement les entreprises avec un décompte congés en jours ouvrables.

Premièrement, paramétrer les jours de travail au niveau de l’organisation du lundi au dimanche.

Attention : Ce paramétrage est susceptible d’impacter le décompte des congés et des heures supplémentaires.

C’est la raison pour laquelle il faut compléter ces deux(2) autres paramétrages.

– Depuis la Fiche utilisateur > Personnaliser

Vérifier que le Dimanche est exclu du décompte congé.

Le logiciel est censé appliquer se paramètre automatiquement.

– Ajuster la convention heures par jour.

Par exemple, si contrat de 35h, il faudra ventiler par jour, soit : L(7) M(7) M(7) J(7) V(7) S(0) D(0)

Ce paramètre permet de mieux apprécier les heures supplémentaires au niveau de la feuille de temps, en cas de congés.

C’est la raison pour laquelle le cumul des heures ventilées doit être de 35h, conformément au contrat du salarié.

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2. Gestion des congés et absences

2.1. Modifier ou Annuler une demande de congé ou absence ?

> En tant que Manager : Pour modifier ou supprimer une demande de congé, c’est via la « Synthèse compteurs », puis cliquer sur « Pris à ce jour ». 

> En tant que salarié : C’est depuis « Accueil » => « Mon solde », puis cliquer sur « Pris à ce jour ».

NB : Si la demande a été précédemment validée, le salarié ne peut pas supprimer.

> Attention : Pour les absences non automatiques, faudra sélectionner l’option « MANUEL » tout en haut de la page, au niveau de la liste déroulante « COMPTEUR AUTOMATIQUE », puis filtrer.

Autre endroit : via « Accueil » => « Planning activités », puis cliquer sur l’absence concernée…Ensuite, éditer et supprimer. 

Astuce : En cliquant sur le planning annuel du salarié, vous aurez une vue générale pour éditer/supprimer facilement.

2.2. Créer un congé à la place des salariés, en tant qu’Admin

> Cela se fait via « Synthèse compteurs » => Puis cliquez sur « Créer congé » correspondant à la fiche salarié.

> Ou via « Planning activités » => cliquez dans une cellule, puis « Créer évènement ».

2.3. Personnaliser ou proratiser l’acquisition congés

Certaines entreprises privilégient la proratisation des congés acquis, le cas des RTT temps partiel, par exemple.

Au niveau de Jouroff, pour proratiser l’acquisition, cela se fait via « Gérer congés » => « Compteurs employés » (à gauche) => « Personnaliser » => « Ajouter règle d’acquisition ».

Attention : La personnalisation d’une règle d’acquisition suppose une consommation au réel. Par conséquent, la déduction automatique des créneaux temps partiel ne s’appliquera pas.

Impact sur l’ancien solde

La mise en place d’une telle modification peut avoir une répercussion sur les compteurs N-1 & N.
C’est la raison pour laquelle, il faut sauvegarder son ancien solde, pour pouvoir l’ajuster suite à ce nouveau paramétrage.

Par exemple :

• Si avant modification Solde N-1 = 10.
• Après modification Solde N-1 = 8.5.
  Dans ce cas, il convient de recréditer le solde N-1 de +1.5.

2.4. Volume horaire d’un jour de congé

Ce paramètre s’intitule Convention heures par jour.

Ce paramètre est ajustable depuis la Fiche utilisateur => « Editer ».

Ou via le lien Personnaliser (à gauche), afin de faire un enregistrement en masse.

Vous avez le choix entre une valeur unique (de 7h par exemple), ou de ventiler jour par jour.

Cas critique : jours de repos non prédéfinis

En l’absence de jours de repos sur la fiche utilisateur, il est recommandé de définir la convention heures ventilée par jour.

En effet, si vous déclarez les congés du lundi au dimanche, le volume horaire risque d’être supérieur à la durée hebdomadaire de travail.

Dans cette situation, le logiciel force la valorisation du samedi et dimanche à zéro dans la formule de calcul des Heures-Sup.

2.5. Profil de congés et visibilité

Le module « Profil de congés » permet de masquer ou rendre visible un type d’absence.

Ce module est accessible depuis Gérer congés, puis cliquer sur le lien Profil droit congé situé à gauche.

2.6. Visibilité compteurs de congés

Le réglage des compteurs visibles par les salariés se fait depuis « Gérer congés » => « Paramètres » (à gauche), puis consulter l’onglet « Compteurs annuels ».

Ce module permet de rendre visible le compteur N+1 par anticipation.

Quant aux N & N-1, par convention le logiciel rend « toujours » consultable N & N-1.

NB : Il existe un autre paramétrage sur la visibilité du compteur de prise de congé, via « Gérer congés », puis éditer le type de congé concerné.

2.7. Visibilité Compteur N-2

Vous pouvez rendre visible le N-2, via Gérer congés => Paramètres (lien à gauche).

> Côté salarié, le N-2 deviendra imputable dans l’agenda de prise de congé. Il est consultable via « Mon solde » => « Filtrer N-2 ».

> Côté Manager, le N-2 peut être consulté via « Synthèses compteurs » => « Filtrer N-2 ».

En parallèle, vous pouvez activer les transferts automatiques, comme décrit dans le paragraphe 2.8. Report congés ou transfert.

2.8. Report congés ou transfert

Il est possible de faire les transferts de compteur à compteur.

Pour cela il existe deux possibilités :

1) Transférer manuellement via « Synthèses compteurs » => « Transfert ».

2) Transférer automatiquement, moyennant un paramétrage via « Gérer congés » => Voir la carte « Compteur Report Congés » :

> En éditant cette carte, il faut commencer par l’activer & valider ;

> Ensuite, vous pouvez définir le compteur cible ou affiner les paramètres, via le lien Paramètres situé à gauche.

Cas particulier du Compte Epargne Temps (CET) :

Si le compteur cible est de type CET, cela nécessite de créer au préalable, un nouveau compteur nommé « CET« , via la carte « Autres absences« .

Une fois le compteur CET créé, vous pouvez le définir en tant que compteur cible via le lien Paramètres situé à gauche.

2.9. Changement de contrat temps partiel VS temps plein

Avant toute modification, veuillez sauvegarder la synthèse des soldes actuels.

Solution-1 : Vous pouvez désactiver la fiche utilisateur actuelle (de l’ancien contrat) => Editer, puis décocher le champ Activer.
Ensuite, re-créer une nouvelle fiche pour son nouveau contrat.
Cette nouvelle fiche pourrait nécessiter des ajustements de solde.
Dans ce cas, vous pourriez vous référer sur la fiche sauvegardée, consultable via le filtre Rechercher par le nom.

Solution-2 : Modification des paramètres sur la fiche existante
La 2ème méthode (moins intuitive) serait de modifier les jours de travail sur la fiche actuelle, mais cela aura pour effet de modifier l’état des soldes, car la modification se propagera sur les anciens calculs.
Voici la marche à suivre:

2.1) Vous utilisez le module congés :
Modifiez les jours de travail depuis la fiche utilisateur.
Cela va impacter les soldes. Pour corriger les soldes, veuillez appliquer un ajustement, en tenant compte des soldes sauvegardés.

2.2) Vous utilisez le module Heures-Sup : Modifiez le seuil horaire depuis la fiche utilisateur.
Exemple : Remplacez le Seuil_35h par Seuil_30h, ainsi que la convention heures par jour…Puis enregistrez.
L’ancien seuil (35h) sera archivé dans « Seuils historiques »…Ce lien est visible depuis la fiche utilisateur.
Il faudra ensuite, éditer ce seuil historique de façon à ajuster la date de référence du seuil archivé.

2.10. Congé groupé pour cibler plusieurs employés à la fois

La création d’un congé groupé se fait depuis l’espace « Gérer Congés » => « Compteurs employés » (lien à gauche) => Puis l’onglet « Congé groupé », situé en haut de la page.

2.11. Synthèse compteurs et absences manuelles

Depuis le module « Congés » => « Synthèses compteurs ».

Sélectionnez le type « MANUEL » via la liste déroulante, tout en haut de la page.

Cliquez sur le bouton Filtrer.

Par défaut, cette page affiche les COMPTEURS AUTOMATIQUES.

Vous pouvez également exporter le type d’absence qui vous intéresse via le bouton Export situé en haut à doitre.

Choisir Synthèse congés + sélection d’un type.

2.12. Message spécifique lors de la validation

« ALERTE DEMANDE EN DEHORS PERIODE CONSOMMATION » : ce message est indiqué dans le mail de validation compte tenu des options cochées dans « Gérer congés » =>  « Editer ».

1) Il faudra regarder la section « Règle de consommation » ;

2) Pour éviter ce message, il faudra cocher l’option « Autoriser ».

2.13. Arrêt maladie et justificatifs

Le justificatif de l’arrêt maladie peut être associé lors de la création de l’absence. Cependant, il est possible de joindre le justificatif après la création de l’arrêt maladie.

Pour ce faire, il faut se rendre dans :

1) « Gérer congés » => « Compteurs employés » => « Compteurs du salarié » => Puis cliquez sur l’onglet « Arrêt maladie » ;

2) Ou via le module « Synthèse compteurs », ensuite, sélectionner le filtre « Compteur manuel » situé en haut de la page. Puis cliquez sur « Pris à ce jour ».

2.14. Jours fériés

Les jours fériés sont paramétrables via « Accédez à » => « Organisation » => « Jours fériés ».

Dans ce même module, Jouroff propose un onglet intitulé « Fériés spécifiques » qui permet de définir des (demi) fériés à des dates fixes.

NB : Les jours fériés peuvent être personnalisés par site géographique.

2.15. Comment gérer la journée de solidarité (lundi de la pentecôte) ?

Cette journée qui est généralement le Lundi de la pentecôte est automatiquement ajoutée dans la liste des Jours fériés.

Il est possible de la retirer de la liste des Jours fériés via « Accédez à » => « Congés » => « Jours fériés ».

Pour ne pas le régénérer l’année prochaine, il faudra également cocher l’option située en bas (Exclure le lundi de la pentecôte).

2.16. Acquisition mensuelle des congés payés

En règle générale, les congés payés sont crédités tous les mois. Au niveau du logiciel, le crédit du mois en cours apparaît le 1er du mois suivant.

Exemple : Le crédit de Mai, est visible à partir du 1er Juin.

Cas des nouveaux embauchés : 

Pour les nouveaux embauchés le premier mois est calculé au prorata de la date l’embauche. Ce prorata est visible dès la création de la fiche salarié.

C’est au cours du mois suivant que le mécanisme d’acquisition normale se met en place.

2.17. Autres absences ou Congés familiaux

Vous pouvez créer ce type d’absence depuis Gérer congés :

• Voir la carte Congés familiaux, puis ajouter une absence
• Ou via la carte Autres Absences, selon la nature de l’absence.

Côté salarié, c’est comme pour une demande de congés… « Nouvelle demande » => Choisir la rubrique « Congés familiaux » ou « Autres absences ».

2.18. Temps partiel et Gestion des congés

La méthode standard consiste à créditer le même nombre de jours qu’un temps plein. Ensuite, le logiciel effectue une retenue lors de la prise de congés, sur les créneaux temps partiel.

Cette méthode nécessite de spécifier les jours de repos depuis la fiche utilisateur, en indiquant type de repos = temps partiel.

NB : Le logiciel effectue un plafonnement par période annuelle sur les créneaux temps partiel à déduire, proportionnellement au temps partiel.

Ce paramètre peut être mis à jour depuis le module Gérer congés => Paramètres => Puis, onglet Paramètres (en haut de la page).

Autre approche :

Vous pouvez également proratiser les congés temps partiel, en définissant un pourcentage depuis la fiche utilisateur.

Cela suppose que l’acquisition des jours de congé se fait au prorata du temps partiel.

Autre méthode d’acquisition :

Il existe une autre possibilité qui consiste à créer une règle personnalisée via « Gérer congés » => « Compteurs employés » => Personnaliser.

Attention : Le fait de définir une règle d’acquisition personnalisée aura pour effet de stopper les déductions des créneaux temps partiel (point de vigilance !).

2.19. Arrêt maladie et congés payés

La retenue des congés payés en cas d’arrêt maladie est une règle complexe, qui n’est pas automatisée dans Jouroff.

En fonction de votre convention collective, cela peut dépendre de la durée de l’arrêt ou de la nature de l’arrêt.

Au niveau de Jouroff, c’est au responsable RH d’apprécier la situation pour effectuer un ajustement manuel du compteur du salarié.

2.20. Temps-partiel ou mi-temps : acquisition et déduction

1) Il faudra spécifier les jours travaillés via « Fiche utilisateur » => Onglet « Jours travaillés » ;

2) Ensuite dans « Jours repos », spécifier les plages non travaillés comme étant « temps partiel ».

2.21. Plafonnement congés payés temps partiel

En règle générale, la retenue des créneaux « temps partiel » est plafonnée afin d’établir l’équité… Sinon le salarié sera pénalisé !

Exemple :

• Temps plein 100% => 25 acquis ;

• Temps partiel 90% (ne travaille pas les mercredis après-midi) => 25*0.9 = 22,5 acquis. Pour respecter les 22.5 CP acquis, le logiciel plafonne les déductions à 5 mercredis après-midi maximum, soit 2.5 jours à retenir sur une période annuelle ;

• Temps partiel 80% (ne travaille pas les mercredis) => 25*0.8 = 20 acquis. Pour respecter les 20 CP acquis, le logiciel plafonne les déductions à 5 mercredis maximum, soit 5 jours à retenir sur une période annuelle.

Pour vérifier les déductions temps partiel, vous pouvez analyser les déductions antérieures via « Gérer congés » => « Compteurs employés » => Bouton « Compteurs & Soldes ».

Ensuite, cliquez sur « Pris à ce jour », puis sur « Nb. jours ».

2.22. Un congé ne peut ni commencer, ni se terminer sur un jour non-travaillé

Concernant la prise de congé, il faudra déclarer les dates de début et fin sur les jours travaillés.

Par exemple, si mi-temps du Lundi au Mercredi-midi, le congé doit se faire sur cette plage.

Ensuite, le logiciel fera automatiquement la déduction des plages « temps partiel ».

2.23. Absence invisible pour le salarié, mais visible pour l’administrateur 

Pour cela, il suffit de décocher l’option « Ouvert à la consommation ».

2.24. Salarié qui change de statut temps plein à temps partiel ou vice versa

Premièrement, sauvegarder sa synthèse des soldes, via « Synthèse compteurs » => « Exporter » en haut à droite.

Ensuite, vous avez 2 solutions :

1) Sauvegarder l’ancienne fiche, puis recréer un nouvel utilisateur comme si c’était un nouvel embauché.

NB : Il faudra renommer l’email de la fiche sauvegardée, sinon doublon d’email !

2) Maintenir sa fiche en modifiant ses jours travaillés et jours de repos (temps partiel).

Cette modification aura pour conséquence de modifier ses soldes.

Vous pouvez vous servir des soldes sauvegardés à la première étape, pour faire l’ajustement.

2.25. Demandes de congés rejetées

Les congés rejetés sont consultables via « Gérer congés » => « Compteurs employés ».

En ouvrant les soldes du salarié, le lien « Demandes rejetées » se situe à gauche.

2.26. Congés ancienneté – comment ça marche ?

Les congés ancienneté sont paramétrables depuis l’espace « Gérer congés ». Cela nécessite de créer un libellé de convention collective à titre indicatif.

Puis de suivre les étapes suivantes :

1) Sur la carte « Congés ancienneté » > « Éditer » puis définir les paramètres généraux (n’oubliez pas d’activer la carte) ;

2) Créer des catégories sociaux-professionnelles (CSP).

NB : S’il n’y rien de particulier à spécifier, indiquez CSP = « Employé ».

3) Ajouter les règles d’acquisition de congés ancienneté.

Attention : Pour déclencher le calcul, il faut associer des salariés à chaque CSP.

Vous pouvez visualiser le résultat depuis l’espace Synthèse compteurs.

2.27. Jours de récupération – comment ça marche ?

Les jours de récupération font partie du module gestion des congés.

Cela se fait en deux étapes :

1) Le salarié les déclare d’abord ;

2) Ensuite, il peut les poser comme une absence classique.

Dans ces deux étapes, il y a soumission par le salarié, et validation par le manager.

2.28. Décompte de congés et analyse

La règle de base de décompte congé est :

– Si jours ouvrables : Le congé démarre dès le 1er jour ouvrable, ensuite, l’on comptabilise tous les jours ouvrables jusqu’à la reprise.

– Si jours ouvrés: Le congé démarre dès le 1er jour ouvré, ensuite, l’on comptabilise tous les jours ouvrés jusqu’à la reprise.

A noter aussi le plafonnement des déductions des jours ouvrables (généralement les samedis) limitées à 5 maximum.
Idem pour le temps partiel pour lequel les déductions sont plafonnées au prorata du temps partiel.
Par exemple : Si contrat 80%, le logiciel déduit 5 jours de créneaux temps partiel, par période annuelle.

Remarque: Dans 0.001% des cas (selon la convention), ces plafonnements peuvent être retirés depuis Gérer congés > Paramètres > Onglet Paramètres

Analyse : L’endroit qui permet d’analyser le décompte des jours c’est via « Gérer congés » => « Compteurs employés » => via le salarié, il faut explorer la colonne « pris à ce jour », puis « nb. jours »… cette dernière colonne permet de lister les dates retenues par le logiciel.

2.29. Décompte congés repos flexible

Le logiciel propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer des dates de repos à la volée.
Ce depuis la fiche utilisateur => repos flexibles (lien à gauche).
Cependant, nous recommandons de privilégier la solution suivante:

Définir pour ce salarié tous les jours comme étant « travaillables », soit zéro jour de repos.

Ensuite :

Option-A : indiquer au logiciel que le samedi & dimanche doivent systématiquement  être retenus dans le décompte des congés.
La finalité, c’est de retenir 5 jours en cas d’1 semaine de congés.
Ce paramétrage se fait via « Fiche utilisateur » > « Editer » > « Personnaliser » => « Jour congé ou férié non comptabilisé »

Option-B : Vu que tous les jours sont « travaillables », lors de la prise de congés, le salarié peut sélectionner uniquement les dates à retenir.
Exemple: Plutôt que de faire du 1er Au 11 Août, il va fractionner on déclarant :
– Demande n°1 :  Du 1er au 4 Août
– Demande n°2 :  Du 7 au 11 Août

L’idée étant de présenter au logiciel uniquement les dates de congés à imputer.

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3. Feuille de temps

3.1. Jour férié non travaillé

En cas de férié non travaillé, la valeur est traitée en interne dans le logiciel, mais pas complétée, pour ne pas donner l’illusion que le salarié a travaillé ce jour-là.

Si le férié est effectivement travaillé, le salarié peut saisir des heures dessus.

Si le férié n’est pas travaillé, la ligne n’est pas renseignée, et sera tout de même prise en compte par le logiciel.

1) Sur la FDT, vous pouvez survoler la date du férié avec la souris, pour visualiser la valeur prise en compte par le logiciel.

2) Une fois la FDT validée, vous pouvez analyser la prise en compte du jour férié dans le calcul.

Ce point est détaillé au niveau du paragraphe 4.7. Analyse calcul heures supplémentaires

3.2. Accéder aux feuilles de temps des salariés, en tant que Manager

Vous pouvez accéder aux feuilles de temps des salariés via : « Accueil » => « Gérer feuilles de temps ».

Ensuite, cliquez sur le bouton feuille de temps associé à chaque salarié.  

NB : S’il s’agit de créer une feuille de temps à partir du planning, vous pouvez passer par le module Planning activités, via la colonne « Total heures », afin de créer directement la feuille de temps.

3.3. Modifier une feuille de temps déjà validée

Seul le manager peut modifier une feuille de temps (FDT) déjà validée.

Cette option est disponible via : « Accueil » => « Gérer feuilles de temps ».

Ensuite, cliquez sur le bouton feuille de temps du salarié.

Éditez la FDT concernée, puis cliquez sur le bouton « Réinitialiser », situé en haut à droite.

3.4. Alertes dépassement horaire

Cette fonctionnalité est paramétrable depuis les paramètres « feuilles de temps » ou « suivi des heures ». Ce module permet de contrôler les plafonds horaires lors de l’enregistrement d’une feuille de temps.

En définissant vos règles de gestion, vous avez la possibilité de déclencher des alertes en cas de dépassement horaire. Ces alertes sont visibles par le manager via le module de notification qui se trouve en bas à droite de la page d’accueil.

3.5. Feuilles de temps , Récupération et Décompte des heures

Cas pratique d’un contrat 35h.

A noter que dans la feuille de temps, les absences devraient être assimilées à du temps de travail effectif, pour le décompte des heures supplémentaires.

Lorsqu’il s’agit des congés payés, cette règle est compréhensible, mais en matière de Récupération des heures, cela peut paraître flou !

Prenons l’exemple du salarié qui travaille 3 jours (L8, M8, M8) et qui se met en repos les 2 autres jours (J0 V0)

Scénario 1 : Pas de récupération déclarée

Heures sup = 8 +8 +8 +0 +0 -35 = -11h

Scénario 2 : Le salarié déclare une récupération le Jeudi & Vendredi

Heures sup = 8 + 8 +8 +7 +7 – 35 = 38 -35 = +3h

Ceci est perturbant car dans les deux cas, le solde horaire doit être équivalent.

Mais c’est bien le cas, car dans le scénario 2, compte tenu de la récupération, le salarié se voit débiter en parallèle -14h dans son compteur annuel.

Cela implique => -14 + 3 = -11h.

Conclusion : Les deux scénarios se valent.

A noter que notre logiciel privilégie le 2ème scénario car il permet une traçabilité des heures récupérées.

Interprétation absence assimilée en travail effectif :
(1) Le salarié travaille 24h sur 3 jours.
(2) Il doit normalement travailler 21h en 3 jours.
Le point (1) lui garantit 3h d’heures  supplémentaires.
Dans ce dernier cas, la récupération est assimilée à du temps de travail effectif (journées de 7h), au même titre que les congés ou absences.

Cas spécifique du salarié qui souhaite faire 35h en 4 jours :
Dans ce cas, pas d’heures supplémentaires à constater, ni de déficit !
Soit Lundi (8.75) Mardi (8.75) Mercredi (8.75) Jeudi (8.75) Vendredi (Repos)

Pour le vendredi, il est recommandé de créer un Repos compensateur 0h :
=> 8.75 + 8.75 + 8.75 + 8.75 + 0 = 0 heures sup.

NB : Cette activité spécifique est à créer depuis le Référentiel des activités, tout en cochant l’option, ne pas comptabiliser dans les heures sup.

3.6. Synthèse temps passé

– Pour la Synthèse analytique : par activité, par semaine ou par période

« Accédez à » > « Feuille de temps » > « Synthèse temps passé »

Ensuite, cliquez sur le bouton orange « Accédez à la synthèse activité« 

– Pour extraire le détail activité par date :

« Accédez à » > « Feuille de temps » > « Synthèse temps passé »

Ensuite, cliquez sur le bouton « Détails activités » situé tout en haut de la page

3.7. Heures de trajet ou astreinte

Le logiciel propose de créer une activité spécifique nommée « Trajet » depuis le référentiel des activités.
Ensuite, il existe deux options possibles :

Solution (1) : Heures Trajet déclaratives, sans traitement particulier dans le logiciel.

Il faut commencer par créer une activité Trajet depuis le Référentiel des activités.

Ensuite, il existe deux options possibles.

1.a) Vous pouvez exclure le trajet du comptage en cochant l’option « Exclure du contingent d’heures normales travaillées ».
1.b) Depuis le tableau du Référentiel activités, vous pouvez définir le pourcentage d’heures effectives à zéro (heures effectives 0%).

NB : Toutefois l’extraction des heures de trajet reste possible, comme expliqué dans le chapitre Synthèse temps passé.

Solution (2) : Heures Trajet avec rémunération ou récupération des heures
Cela nécessite de paramétrer les deux étapes suivantes, depuis le référentiel activités :

2.a) Editer l’activité, puis cocher l’option « exclure du contingent d’heures normales travaillées »

2.b) Affecter un seuil, depuis le bouton « seuil horaire », via le référentiel

Cas d’utilisation : Heures d’astreinte

Les heures d’astreinte peuvent également être gérées suivant les deux solutions présentées ci-dessus.

3.8. Vue synthétique feuilles de temps

Maîtriser les feuilles de temps soumises, en attente, validées ou manquantes.

Depuis « Accueil » => Carte « Feuille de temps » => « Synthèse temps passé« .

Vous arrivez directement sur le tableau de synthèse des feuilles de temps.

Aussi, depuis ce tableau, en haut à droite se trouve le bouton Relance, qui permet également de pré-afficher les salariés à notifier.

Autre endroit:

Accédez à => Feuilles de temps => En attente de validation.

Vous pouvez sélectionner tous les managers depuis la liste déroulante en haut à droite.

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4. Heures supplémentaires & Récupération des heures

4.1. Demande de Récupération des heures

Depuis la page d’accueil, cliquer sur Mon compteur horaire, via la carte Suivi des heures.

Solution (1) : La Récupération peut se faire en heure, en précisant librement la plage horaire.

Le volume horaire journalier ne peut pas dépasser l’horaire contractuel. Par exemple 7h.

Solution (2) : Il est également possible de récupérer en jour.

Pour cela, il faut choisir cette option depuis les paramètres de Suivi des heures.

IMPORTANT : Pour activer le mode journalier, vous devez définir les horaires de travail (à titre indicatif) pour chaque salarié.

Cela se fait depuis la Fiche utilisateur > Editer > Horaire de travail (lien à gauche).

4.2. Jour congé en heure (ou Convention Heures par Jour)

Pour établir la correspondance jour en heure, par défaut, le logiciel applique une moyenne en fonction de la durée hebdomadaire.

Par exemple, un contrat de 39h, correspond à 7.8 h par jour.

Cependant, il est fortement recommandé de ventiler par jour via la Fiche Utilisateur, en mettant à jour la convention heures par jour.

4.3. Calcul récupération et synchronisation Feuille de temps (FDT)

La récupération a pour impact de retirer des heures dans le compteur annuel.

Au niveau de la FDT la ligne est positionnée pour éviter de débiter le salarié une seconde fois.

Compte tenu du fait qu’une FDT qui présente moins de 35h, génère un crédit négatif.

En considérant que la durée hebdo contractuelle c’est 35h.

4.4. Mix Heures-Sup à récupérer ou à payer

Ce cas concerne les salariés qui peuvent choisir librement d’être payés ou de récupérer les heures.

A) Si la récupération est plus fréquente
Dans ce cas, il faut privilégier le compteur récupération.
C’est à dire, définir les seuils sur le compteur récupération.
Ensuite, si le salarié souhaite être payé, il faut se rendre dans Compteur Annuel, puis actionner un ajustement débit, marqué paie, depuis le compteur Récupération.
Export mensuel : Le fichier d’export mensuel propose une colonne nommée « Ajustement HSUP à payer »

B) Si la rémunération est plus fréquente
Dans ce cas, il faut privilégier le compteur rémunération.
Ensuite, si le salarié souhaite récupérer, il faut se rendre dans Compteur Annuel, puis actionner l’ajustement depuis le compteur Rémunération, en sélectionnant « Transfert pour récupération ».
Export mensuel : Point de vigilance !!!
Le fichier d’export propose une colonne nommée « Transfert pour récupération » en rouge !
Les salariés concernés peuvent être retirés du fichier, ou signalés au service Paie.
*** Lors de la génération du fichier, veuillez appliquer le marqueur paie afin de maintenir le solde à jour.

C) Autres possibilités
(1) Définir des règles prédéfinies en paramétrant des seuils dédiés récupération ou rémunération…Cf. Suivi des heures > Seuils horaires (liens à gauche).
(2) Créer une activité spécifique associée au seuil horaire, afin de capter les heures pour récupération ou rémunération…Cf. Référentiel des activités > Bouton Seuil horaire.

4.5. Récupération & absence exceptionnelle

Le cas d’un salarié qui souhaite s’absenter pendant 2h pour X raison. Il existe deux solutions possibles :

1) Récupération des heures.

Dans ce cas, il faut enregistrer la récupération via le compteur horaire, tout en impactant le solde.

En parallèle, la récupération est tracée dans le planning et FDT.

2) Si le salarié souhaite simplement récupérer les 2h plus tard.

Dans ce cas, il peut déclarer une FDT hebdomadaire de 33h, le logiciel va répercuter -2h dans son solde.

Pour tracer ce type d’absence, il est recommandé de créer une activité non comptabilisée, depuis le Référentiel. Par exemple : « Absence exceptionnelle ».

4.6. Heures complémentaires

Les heures complémentaires (HC) concernent les salariés à temps partiel.

Notre logiciel permet le paramétrage de la règle de gestion, en vue de rendre intuitif l’affectation des seuils HC.

1) Pour entrer la règle d’heures complémentaires, il faut se rendre rendre dans :

« Suivi des heures » => « Paramètres » => « Ajouter la règle ».

2) Côté Utilisateurs, l’affectation se fait d’un simple clic, en cochant l’option « Affecter seuils heures complémentaires ».

Attention : Le bouton d’affectation n’apparaît que si la règle a été précédemment définie via les paramètres.

4.7. Analyse calcul heures supplémentaires

1) Pour visualiser les heures-sup semaine par semaine, c’est via :

« Suivi des heures » => Compteur annuel (3ème onglet) => Cliquez sur le chiffre de la colonne Heures acquises

2) Pour analyser l’intégration des absences, c’est via:

« Suivi des heures » => Détails compteur (2ème onglet ) => Cliquez sur le chiffre de la colonne Déclaré

Il faudra éventuellement sélectionner le salarié, la période ou le mois à analyser.

4.8. Absence à rattraper. Ex. Motif Grève

1) Solution-1 : Sous forme de congés ou absences

Premièrement, créer cette absence depuis « Gérer congés » > « Autres absences ».

Dans ce cas, la déclaration se fait par demi-journée ou journée complète.

Heures à rattraper ?

Dans ce cas, il faut exclure cette absence du décompte des heures, au niveau de la feuille de temps.

Par conséquent, cette absence sera considérée comme heures de rattrapage, à condition que les heures sup négatives soient activées.

Pour exclure cette absence du décompte, cela se fait via : « Gérer congés » => « Paramètres », Puis onglet Paramètres (en haut de la page).

2) Solution-2 : Déclaration à la minute près 

Dans ce cas, il faut déclarer cette absence sous forme de Récupération des heures. Via « Mon Compteur Horaire » => « Récupération ».

Cela permet de défalquer le compteur horaire (à la minute près).

Autre possibilité : C’est d’enregistrer un ajustement de type débit, directement sur le compteur horaire.

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5. Planning des activités

5.1. A quoi sert le planning des activités ?

Le planning activités permet d’affecter des missions ou activités aux salariés. Son rôle consiste en l’organisation du travail au quotidien.

Le planning activités permet également d’afficher les activités dans l’agenda individuel de chaque collaborateur. Il est accessible via PC ou Mobile.

5.2. Suppression en masse d’un planning

« Planning activités » > Via le salarié > « Multi-événements ».

En bas à gauche :

– Au niveau de « Dupliquer les semaines » => Sélectionnez les semaines concernées ;

– Puis cliquez sur « supprimer en masse ».

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6. Annualisation

6.1. A quoi sert le planning annualisation ?

Ce planning fait partie du module annualisation du temps de travail.

Il permet d’avoir une vue générale sur les semaines hautes, et les semaines basses sur l’ensemble de la période.

NB : Par défaut, ce planning fonctionne de façon autonome…C’est-à-dire, le remplissage se fait de façon directe. 

L’autre possibilité c’est de le remplir à partir du planning des activités !

Pour ce faire, il faut cocher l’option « Alimenter le planning annualisation via le planning activités », depuis le menu « Accédez à » => « Planning » => « Gérer planning ».

NB-1 : La conséquence de ce paramétrage est que le planning annualisation sera en mode consultation, car l’information vient du planning activités. 

NB-2 : Cette approche présente deux avantages : Le planning activités sert à organiser le travail au quotidien…Et en même temps, il sert de repère pour l’annualisation.

6.2. Repos modulation et crédit négatif (semaine basse)

Une semaine de basse activité, avec des journées non travaillées doit générer un crédit horaire négatif.
Par exemple : L(7h) M(7h) M(7h) J(0) V(0)
Crédit hebdo = -14h.

Certaines entreprises, déclarent les jours travaillés, en laissant vide les journées non travaillées.
Mais d’autres, font le choix de tracer le repos lié à la modulation (semaine faible), tout en générant un crédit négatif.

Dans ce dernier cas, il existe deux solutions :

1) Solution-1 : Créer une activité spécifique intitulée « Repos modulation« , depuis le Référentiel des activités…Tout en cochant l’option exclure du décompte des heures.

2) Solution-2 : Créer une absence de type Repos modulation depuis le module Gérer congés => Autres absences.

Cette absence à enregistrer comme un congé, est comptabilisée à zéro dans la feuille de temps.

Elle aura pour effet de générer une feuille de temps déficitaire, en semaine basse.

L’avantage de cette solution est que cette absence Repos modulation peut impacter le compteur Ticket Restaurant.

6.3. Absence annualisation et crédit à zéro (semaine à zéro)

Il s’agit d’une semaine non travaillée, qui n’est pas en congés payés, ET qui ne doit pas se déduire du forfait annuel !

Cas d’utilisation : J’ai davantage des semaines fortes sur le planning, qui impliquent de
devoir laisser certaines semaines à zéro.

Pour ce faire, il existe deux(2) solutions :

1. Soumettre et valider une feuille de temps vide (=> aucune ligne renseignée)

2. Créer une absence spécifique depuis le module “Gérer congés” => “Autres
   absences”. Ensuite, depuis les paramètres d’annualisation, il faut déclarer ce type
   d’absence dans la catégorie Absences Non-Déductibles.

6.4. Absences déductibles VS Calcul horaire annualisation

Les absences déductibles concernent les absences à soustraire du quota annuel à travailler.

En règle générale :
Annualisation = (1607 h à travailler) + (25 jours CP)
– Par conséquent, les congés payés sont considérés comme des absences NON déductibles ;
– Sauf règle sociale contraire, les autres absences sont considérées comme absences déductibles.

Exemple :

Considérons un salarié qui prend un congé sans solde pendant 6 mois.

Dans ce cas, son quota annuel à travailler = (1607 h – 6 mois), soit environ 1607h/2
En effet, le salarié ne travaille que la moitié du temps.
La conséquence du congé sans solde se traduit par l’absence de salaire (côté paie), pendant les 6 mois de congé sans solde.
Idem pour l’arrêt maladie considéré également comme absence déductible du quota annuel, même si le traitement de salaire est différent du congé sans solde.

En résumé :
Les absences déductibles permettent de matérialiser le fait qu’il s’agit des heures en moins à travailler.
Par conséquent, elles sont soustraites du quota annuel à travailler.
Par défaut:
– Les congés payés ne sont pas soustraits ;
– La récupération des heures n’est pas soustraite, car il s’agit de récupérer les heures travaillées en trop !

6.5. Valorisation des congés et absences dans la feuille de temps

La valorisation des congés et absences dans la feuille de temps permet d’assurer le calcul des heures supplémentaires hebdomadaires.
Cette valorisation n’impacte pas le calcul du reste à travailler de la formule d’annualisation.

Cependant, dans le calcul des heures supplémentaires hebdomadaires, il est important que les absences et congés soient assimilées à du temps de travail effectif, sinon les absences et congés entreraient dans le cadre des heures de rattrapage, car le crédit hebdomadaire sera négatif.

Exemple :
Heures-Supp. = [heures décalées du lundi à dimanche] – 35h.
Si les absences ne sont pas valorisées, une semaine d’absence donnerait : [0] – 35h = -35h
C’est comme si le salarié devait rattraper 35h suite à son absence.

6.6. Période de référence annualisation – Semaine complète

Notre système de calcul est basé sur la notion de durée hebdomadaire de travail.

Cela permet d’apprécier correctement les heures supplémentaires, qui se calculent par semaine complète. 

C’est la raison pour laquelle la période démarre le premier lundi du mois de référence.

Par exemple, si la période de référence est de juin à mai, l’annualisation démarre le 1er lundi du mois de Juin.

Les deux approches, 1er jour ou 1er lundi du mois sont équivalentes, car elles ont quasiment le même nombre de jours, à une journée près.

> 01/06/2022 et le 31/05/2023 => 364 jours

> 06/06/2022 et le 04/06/2023 => 363 jours

Cela n’est pas gênant, car d’une année sur l’autre, le nombre de jours ouvrés ou fériés varie. Donc ce décalage se résorbe facilement.

6.7. Décalage planning annualisation et heures supplémentaires

Dans certains cas, les heures réalisées au-delà du planning correspondent aux heures supplémentaires à rémunérer.

Pour ce faire, le planning annualisation permet d’afficher le différentiel entre le réalisé et le planifié.

Exemple :

Planifié : S1 (35h)
Réalisé : S1 (37h)
Différentiel : +2h

6.8. Report congés modulation

Grâce au module report congé, il est possible de paramétrer le report automatique des congés payés non pris, vers un « Report congés modulation ».

Par défaut, ce compteur est assimilé à des heures d’absences déductibles du quota d’annualisation.
Par conséquent, sa consommation implique une déduction automatique du quota d’annualisation.

Exemple :

Un salarié qui n’a pris que 20 jours de CP en période N-1, se verra transférer 5 jours de CP vers le compteur « Report congés modulation ».

Ainsi, au cours de la période N, en posant ces 5 jours, ceux-ci seront déduits automatiquement de son annualisation en période N.

6.9. Quota à travailler 1607h VS Congés payés

Sur une période complète le quota à travailler est de 1607h pour un contrat de 35h.
Si le salarié acquiert 25 CP, cela n’a aucun impact sur le quota à travailler.
Si le nombre de CP est inférieur à 25 jours, le salarié est censé travailler plus que 1607h.

Vous pouvez :

– Soit faire un ajustement manuel (en crédit) du Quota à travailler…de façon à compenser le ou les CPs en moins.

– Soit actionner l’ajustement automatique.

Ces deux options (manuelle ou automatique) sont disponibles depuis le tableau de bord annualisation.

Attention : 

L’ajustement automatique génère un quota relativement élevé.

Car cette procédure consiste à valoriser les dates effectives.

Remarque : 

Il existe également le cas où le salarié dispose de plus de 25 CP.
Ce cas est décrit au niveau du paragraphe 6.8. Report congés modulation.

6.10. Quota à travailler 1607h VS Jours fériés

Le quota à travailler (Ex. 1607h) représente un forfait d’heures à travailler.
Cependant, en règle générale, les jours fériés qui peuvent varier d’une période sur l’autre n’impactent pas le forfait de 1607h.
La variation des jours fériés a notamment un impact sur le planning du salarié, en fonction de comment les jours fériés tombent.

6.11. Ajustement automatique du quota d’annualisation

L’ajustement automatique se déclenche lorsque la période d’embauche déclarée est de moins d’un an.
C’est à dire, la période d’embauche ne couvre pas les 12 mois de la période de référence.

La formule de proratisation est définie au niveau des paramètres du tableau de bord annualisation.
Le quota d’heures réajusté peut être consulté via le tableau de bord annualisation, ou via la fiche utilisateur section Annualisation.

Remarques:

• Si le contrat est à cheval sur deux périodes, le logiciel proratise le quota d’heures sur deux périodes (N) et (N+1) par exemple.
• L’ajustement automatique peut être relancé manuellement.
• L’option Ajustement automatique peut être désactivée depuis les paramètres.

Dans ce cas, vous pouvez privilégier l’ajustement manuel du quota d’annualisation.

• Il est possible de réappliquer un ajustement manuel du quota d’annualisation, dans le cas où la valeur générée automatiquement n’intègre pas tous les aspects du contrat.

Par exemple, pour la prise en compte des congés payés non travaillés.

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7. Gestion activités et projets

7.1. Création portefeuille projets ou activités

Cela se fait via « Accueil » => « Gérer activités », ensuite « Portefeuille projets » (lien à gauche)… Voir bouton « Création » en haut à droite.

Une fois le portefeuille créé, il faut accéder aux projets depuis le bouton « Gérer projets » situé à droite de la carte du nouveau portefeuille.

Finalement, vous pouvez ajouter un nouveau projet, puis ajouter les activités qui composent le projet.

NB : Quelques fois cela peut être nécessaire d’ajouter d’abord les activités dans le Référentiel, avant de créer un portefeuille.

La mise à jour du Référentiel se fait depuis : « Gérer activités » => « Référentiel activités » (lien à gauche).

7.2. Modèle de projet via le référentiel

La notion de modèle existe au niveau du Référentiel des activités.
Cela permet de pré-remplir des lots au niveau des portefeuilles de projets.

NB : Lorsque l’on crée ou modifie un modèle dans le référentiel, cela n’impacte pas directement le portefeuille de projet.

Etape-1 : Le modèle est une structure pré-créée au niveau du référentiel…A ce stade il n’y aucun portefeuille désigné.
Etape-2 : Pour appliquer votre modèle, vous devez, ensuite vous rendre dans Portefeuilles projets, sélectionner le portefeuille, puis alimenter les lots.
A ce stade, vous avez le choix entre :
– Ajouter un lot librement, puis sélectionner des activités
– Ou ajouter un lot à partir de vos modèles créés à l’étape-1

Remarque :
Lorsqu’un lot existe déjà, pour ajouter ou modifier une activité, il n’est pas nécessaire d’utiliser un modèle.
Cela peut se faire directement sur le lot existant en ajoutant ou en supprimant des activités.
En effet, le modèle sert uniquement à initialiser de nouveaux lots.

7.3. Ajout activités et saisie des temps

Pour créer de nouvelles activités :

C’est via Accueil => Feuille de temps => Synthèse temps passé
Ensuite, cliquez sur Référentiel activités (lien à gauche)

Pour déclarer le temps passé :
– En tant que salarié (autonome) : Accueil => Mes feuille de temps;
– En tant que Manager (à la place du salarié) : Accueil => Gérer feuilles de temps.

Pour la synthèse temps passé :

C’est via Accueil => « Feuille de temps » => « Synthèse temps passé ».
Ensuite, cliquez sur le bouton orange « Accédez à la synthèse activité ».

NB : Si vous utilisez le module projets, voir également le chapitre 7.1 Création portefeuille projets.

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8. Débuggage et points critiques

8.1. Débuggage congés : points clés à vérifier

Afficher l’aperçu général des congés pris :

« Planning activités » => Naviguez vers « planning annuel ».

Synthèses compteurs.

Cliquez sur les chiffres clés via « Synthèses compteurs ».

Vérifier le paramétrage de base via Gérer congés.

8.2. Débuggage Heures supplémentaires (HSUP) : points clés à vérifier

Si les heures sup ne se déclenchent pas, il faut commencer par vérifier :

1) Sur la fiche utilisateur, si le seuil heure sup est attribué au salarié ;

2) Si la Feuille de Temps a bien été validée :

> Cela peut se vérifier via « Synthèse temps passé », en sélectionnant le filtre validé ;

> Ou via « Gérer feuilles de temps », puis accéder aux FDTs du salarié.

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9. Base de connaissance

9.1. Paramétrer un compte Forfait-Jours

Voici les étapes à suivre :

1) Définir le nombre de jours travaillés par an, depuis la Fiche Utilisateur ;

2) Selon la convention, affecter des absences spécifiques ou RTT, soit en tant que compteur général pour tous les salariés, soit en créant un profil droit congé, pour limiter la visibilité.

Il faudra faire en sorte que ces imputations se fassent en jour :

> Pour cela, via sa fiche, cliquez sur le lien « Personnaliser » ;

> Choisir unité feuille de temps = jour.

La visualisation de son tableau de bord se fait via « Accueil » => Voir la carte « Forfait-jours ».

9.2. RTT & Récupération du temps de travail

Exemple d’un contrat de 39h, avec de la récupération du temps de travail entre 35 et 39h.

1) Généralement la récupération se fait sous forme de forfait journalier. Exemple : Compteur RTT

Jouroff propose aussi de créer d’autres compteurs personnalisés du même type via le module Autres Absence => Acquisition auto.

Notamment si l’entreprise souhaite nommer différemment ce compteur de récupération.

2) L’autre solution couramment utilisée, c’est la saisie des heures de travail par le salarié, de façon à déclencher les heures de récupération à partir du seuil de 35h.

Dans Jouroff cela se traduit par l’alimentation du Compteur Horaire.

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10. Cas spécifiques : gestion des heures

10.1. Mi-temps thérapeutique – Calcul des congés

Si le mi-temps thérapeutique impacte l’acquisition des congés payés, voici les manipulations à faire :

1) Conserver son paramétrage habituel, puis en parallèle débiter sous forme d’ajustement le nombre de congés en moins.

NB : Votre gestionnaire de paie peut vous renseigner pour savoir si les congés payés sont impactés ou non.

2) Si l’employé est concerné par la saisie des temps, il est recommandé de créer une absence spécifique nommé « Mi-temps thérapeutique ».

Cette solution est détaillée dans le paragraphe suivant : Mi-temps thérapeutiques – Calcul horaires

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10.2. Mi-temps thérapeutique – Calcul horaires

Le cas d’un salarié qui passe temporairement de 35h à 21h pour un mi-temps thérapeutique.

Pour éviter que sa feuille de temps soit déficitaire, cette solution suppose que le salarié déclare 21h.

Ensuite, pour compléter les autres plages déficitaires de 14h, il faut déclarer une absence spécifique « Mi-temps thérapeutique » à créer.

NB : Cette solution suppose que le seuil de calcul horaire, ainsi que la durée hebdomadaire de travail NE CHANGENT PAS, au niveau de la fiche utilisateur.

En effet, la compensation des heures se fait grâce à l’absence spécifique à renseigner sur les plages de mi-temps thérapeutiques.

ASTUCE : Vous pouvez faire un pré-enregistrement « en masse » de ces absences spécifiques.

Pour cela, vous pouvez passer par Synthèses compteurs > Créer congés > Demande multi-congés.

IMPACT SOLDE CONGES : Au même titre que pour le Seuil de calcul horaire, il est recommandé de ne pas modifier les jours de travail et jours de repos. Dans ce cas, vous pouvez procéder à l’ajustement de solde congés, afin de régulariser le compteur Congés payés.

Exemple : Compensation horaire mi-temps thérapeutique.

10.3. Changement de contrat suivi horaire vers forfait-jours

Premièrement, il faut sauvegarder ou noter le solde horaire actuel, avant toute modification.
Ensuite, modifiez la fiche utilisateur :
1) Veuillez retirer les seuils hebdomadaires de calcul horaire : Seuil-1, Seuil_2, et Seuil-3.
2) Définir le paramètre « NB. JOURS travaillés par an (forfait-jours) »
3) Allez dans le module Personnaliser, puis définir « Feuille d’heures unité temps » = jour.

** Pour assurer les anciens calculs horaires, IL NE FAUT PAS RETIRER :

• Les seuils spécifiques de type heures de nuit, dimanche ou férié
• Ne pas modifier les autres conventions horaires. Par exemple, la durée hebdomadaire de travail.

Par conséquent :

• Les FDTs suivantes, qui seront saisies en unité jour, seront ignorées par la formule de calcul d’heures sup. Le salarié continuera à visualiser l’ancien solde.
• Côté tableau de bord forfait-jours, seules les fiches en saisie journalière seront comptabilisées. Ce fonctionnement s’applique aussi dans le cas où un forfait-jours convertit son contrat en suivi horaire (fonctionnement inverse).

Autre solution : Si la solution ci-dessus ne convient pas, vous pouvez opter pour la sauvegarde de la fiche actuelle, puis créer une nouvelle fiche comme s’il s’agissait d’une nouvelle embauche.